Transport zwłok jest zazwyczaj zlecany firmie, która znajduje się w najbliższej odległości od miejsca zamieszkania osoby zmarłej lub kościoła w którym zostaną przeprowadzone ceremonie pogrzebowe. W obrębie jednego miasta funkcjonuje najczęściej kilka firm, więc zazwyczaj nie występują żadne problemy w organizacji przewozu.
Dużo trudniejsza jest sytuacja, gdy bliska osoba umrze poza granicami ojczyzny, wówczas sprowadzanie zwłok z zagranicy wymaga zatrudnienia specjalistycznej firmy, pełniącej tego rodzaju usługi oraz posiadająca do tego stosowane uprawnienia. Dlatego, zanim zdecydujemy się na konkretne przedsiębiorstwo warto jest zapoznać się z opiniami na jego temat oraz doświadczeniem.
Międzynarodowy transport zmarłych jest regulowany w naszym kraju przez prawo polskie, a także międzynarodowe (m.in. Konwencja Wiedeńska). O zgodnie bliskiej osoby rodzina jest informowana przez Urząd Wojewódzki, który otrzymuje stosowane informacje od konsula. Zanim zdecydujemy się na przewóz zwłok z zagranicy musimy mieć świadomość, iż koszt usługi wynosi od sześciu tysięcy do nawet sześćdziesięciu tysięcy złotych.
Procedura rozpoczyna się od złożenia wniosku przez rodzinę lub firmę pogrzebową posiadającą jej pełnomocnictwo. Jako załączniki koniecznie trzeba dołączyć akt zgonu lub inny dokument, który jednoznacznie go stwierdza, zaświadczenie stwierdzające, iż śmierć nie nastąpiła na skutek choroby zakaźnej, a także pozwolenie wydane przez starostę lub prezydenta miasta na pochowanie sprowadzonych zwłok na zarządzanym przez nich obszarze. Skutkiem złożonego wniosku jest uzyskania od konsula zaświadczenia, które upoważnia do sprowadzenia zwłok do Polski, a opłata za jego wydanie wynosi sześćdziesiąt euro.
Międzynarodowy transport zmarłych może odbywać się tylko i wyłącznie specjalistycznymi, przystosowanymi do tego celu środkami transportu. W przypadku krajów europejskich wykorzystuje się zazwyczaj do tego celu drogi lądowe. Nadrzędnym celem jest zapewnienie bezpieczeństwa zarówno technicznego, jak i sanitarnego, co uzyskuje się poprzez stosowanie specjalistycznych autokarawan. Firmy pogrzebowe są zobowiązane do specjalnego oznakowania pojazdów, a także do spełnienia szeregu innych wymogów, wynikających z przepisów prawa. Jednym z głównych wymagać jest izolacja miejsca przeznaczonego na zwłoki od siedzeń kierowcy oraz pasażera. Trumna lub urna z prochami muszą zostać zabezpieczone przed możliwością przemieszczania się, należy zapewnić odpowiednie filtry powietrza, a strefa przeznaczona na zwłoki powinna być wyłożona materiałem umożliwiającym jego dezynfekcję. Wynika to z faktu, iż istnieje prawny wymóg, aby po każdym przewozie pojazd był dezynfekowany poprzez zastosowanie środków o działaniu wirusobójczym, bakteriobójczym oraz grzybobójczym. Określone są również wymagania dotyczące trumien, powinny być one wykonane z metalu lub drewna obitego blachą.
